Informace o zpracování osobních údajů

V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení) informuje Masarykova univerzita subjekty údajů o okolnostech, za jakých jsou zpracovávány jejich osobní údaje v souvislosti se zasíláním elektronických zpravodajů a jiných informačních sdělení.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů, tedy tím, kdo určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj, je veřejná vysoká škola.

Masarykova univerzita, Žerotínovo nám. 617/9, 601 77 Brno,
IČO: 00216224, DIČ: CZ00216224,
ID schránky: 9tmj9e4.

Informace o zpracování osobních údajů na Masarykově univerzitě jsou k dispozici na úřední desce.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřenkyní pro ochranu osobních údajů Masarykovy univerzity je Iva Zlatušková, e-mailová adresa poverenec@muni.cz, telefonní čísla +420 549 49 1030, +420 603 289 580.

Na pověřenkyni se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoliv dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně osobních údajů nebo k uplatnění svých práv.

Osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány

Správce osobních údajů zpracovává informace o osobách, které disponují uživatelským účtem v Informačním systému MU (IS MU) nebo v Interním ekonomicko-správním informačním systému (INET). Mezi těmito subjekty převažují studenti, zaměstnanci, externisté a další jednotlivci, kteří jsou spojeni s univerzitou.

Osobami, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány v souvislosti se zasíláním elektronického zpravodaje a jiných informačních sdělení, jsou také osoby mimo univerzitu, které aktivně projeví vůli být adresáty těchto sdělení.

Subjekt údajů může být adresátem elektronických zpravodajů nebo jiných informačních sdělení na základě členství nebo příslušnosti v předem definované skupině (například zaměstnanec fakulty, člen akademického senátu atd.).

Účel zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje v rozsahu, v jakém jsou získávány z IS MU a INET nebo v jakém byly subjektem údajů poskytnuty, za účelem předávání informací o službách, produktech, akcích, událostech, dotazníkových šetřeních a novinkách a za účelem poskytování jiných relevantních informací o činnostech správce, jeho aktivitách a záměrech, jakož i informování o vzdělávacích kurzech, seminářích, výzkumných projektech a dalších iniciativách v oblasti vzdělávání a vědy a výzkumu (dále jen “newsletter”).

Správce bude osobní údaje zpracovávat za účelem informování osob v pracovním či obdobném poměru zejména o důležitých interních událostech, činnosti akademické samosprávy, novinkách, školeních, workshopech a relevantních záležitostech týkajících se pracovní činnosti a univerzitního života (dále jen “zaměstnanecký newsletter”). Tento zaměstnanecký newsletter je primárně nástrojem plnění informační povinnosti zaměstnavatele dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

Zabezpečení osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány prostřednictvím redakčního systému MU Umbraco, jsou chráněny systémem přístupových práv a zabezpečeny v maximální možné míře dle standardů správce a v souladu s platnými právními předpisy. Při zpracovávání správce dodržuje veškeré zásady pro zpracování osobních údajů dle obecného nařízení. Pravidla při zpracování osobních údajů na MU upravuje směrnice MU č. 1/2018 „Ochrana a zpracování osobních údajů“.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje (jméno, příjmení, tituly)
• kontaktní údaje (e-mailová adresa)
• afiliační údaje (příslušnost k součástem MU)
• a jiné údaje nezbytné pro cílené poskytování informačních sdělení.

Právní tituly pro zpracování osobních údajů

Jestliže subjekt údajů aktivně projeví vůli být odběratelem zaměstnaneckých nebo jiných newsletterů, je právním titulem pro zpracování osobních údajů souhlas dle článku 6 odst. 1) písm. a) obecného nařízení.

Právním titulem zpracování osobních údajů subjektu údajů za účelem zasílání zaměstnaneckého newsletteru je nezbytnost zpracování pro plnění právních povinností dle ustanovení článku 6 odst. 1) písm. c) obecného nařízení, které se na správce vztahuje ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

Správce disponuje také oprávněným zájmem dle ustanovení článku 6 odst. 1) písm. f) na zasílání elektronických zpravodajů a jiných informačních sdělení, která souvisejí s podporou zapojení subjektů údajů do pracovního, akademického, vědeckého a kulturního života univerzity.

Předávání osobních údajů

Správce osobních údajů nepředává zpracovávané osobní údaje třetím osobám, do zahraničí ani mezinárodním organizacím.

Doba uchování osobních údajů

Správce bude osobní údaje získané na základě souhlasu zpracovávat po dobu 3 let od udělení souhlasu.

V případě, že je subjekt adresátem elektronického zpravodaje nebo dalšího informačního sdělení na základě členství nebo příslušnosti v předem definované skupině, v souladu s oprávněným zájmem správce, budou jeho osobní údaje za výše uvedeným účelem zpracovávány po dobu jeho příslušnosti k výše uvedené skupině.

V případě, že je subjekt adresátem zaměstnaneckého newsletteru, v souladu s plněním právní povinnosti zaměstnavatele, jsou jeho osobní údaje zpracovávány po dobu trvání pracovněprávního vztahu.

Redakční systém Ubmraco si ponechává pseudonymizovanou informaci o zrušení odběru i po uplynutí výše uvedené doby, aby bylo možné technicky zajistit, že subjekty údajů nebudou vystaveny informačním sdělením proti své vůli.

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má podle obecného nařízení právo

• udělený souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat, aniž by mu za to hrozily jakékoliv sankce či znevýhodnění, a to prostřednictvím zaslání e-mailu na adresu: webcentrum@ics.muni.cz. Odvolání souhlasu je rovněž možné provést přímo skrze odkaz, který je uveden v každém e-mailem zaslaném obchodním sdělení. Zákonnost zpracování údajů před odvoláním souhlasu není odvoláním dotčena. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování osobních údajů, které správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tzn. zaměstnanecký newsletter),
• požadovat přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby.

Uplatnění práv subjektu údajů

Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva vyplývající z obecného nařízení vůči správci, a to:

• písemnou žádostí s úředně ověřeným podpisem nebo na základě úředně ověřené plné moci, zaslanou na adresu: Masarykova univerzita, Pověřenec pro ochranu osobních údajů, Žerotínovo nám. 9, 601 77 Brno, nebo
• zasláním žádosti do datové schránky Masarykovy univerzity: 9tmj9e4, nebo
• zasláním žádosti formou e-mailové zprávy z institucionální elektronické adresy MU uco@mail.muni.cz na adresu: poverenec@muni.cz, nebo
• zasláním žádosti formou e-mailové zprávy opatřené alespoň uznávaným elektronickým podpisem na adresu: poverenec@muni.cz.

Informace pro subjekty údajů k uplatnění jejich práv jsou k dispozici na úřední desce.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů má právo podat žádost, stížnost či podnět ke zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,
ID datové schránky: qkbaa2n,
telefonní číslo +420 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz, elektronická adresa posta@uoou.cz.

Brno 22. 9. 2023